3.5　在Word中进行邮件合并

怎样进行邮件合并

进行邮件合并的文档是由一个主文件和一个数据源组成。主文件中包含每个分类文档所共有的标准文字和图形，数据源中包含需要变化的信息。当主文件和数据源合并时，Word能够用数据源中相应的信息代替主文件中的对应域，生成合并文档。

读者提问　Q+A？

Q：什么是邮件合并？它的具体作用是什么？

A：邮件合并是在批量处理“邮件文档”时使用的，就是在主文档的固定内容中，合并和发送与文档相关的一组通信资料（数据源包括Access数据表、Outlook联系人和Excel表格数据等），批量生成所需的邮件文档，批量处理与邮件相关的信函和信封等文档，还可批量制作工资单、标签、通知单和成绩单等，提高工作效率。

3.5.1　准备数据源

进行邮件合并需要准备数据源，建立一组文档中具有共通属性的数据表，合并时以字段名代替文档中的相关资料。

单击“邮件”选项卡“开始邮件合并”工具组中的“选择收件人”下拉按钮，在其下拉菜单中选择“键入新列表”命令，打开“新建地址列表”对话框，如图3-20所示。

在对话框中列出了一些字段名，可在各个条目中输入相应的内容。单击“新建条目”按钮可插入一行条目；如果对话框中的字段名过多，则可以拖动对话框边缘改变对话框的大小，如图3-21所示。

在“新建地址列表”对话框中，单击“自定义列”按钮，在打开的“自定义地址列表”对话框中，可以添加新字段或修改已有的字段名，调整各字段的先后顺序，如图3-22所示。

在实际工作中，并不需要自己动手制作数据源，可使用已有的Excel或Access数据作为数据源，只需在准备数据源时，选择“使用现有列表”命令，根据提示进行操作。

3.5.2　创建主文档

在进行邮件合并前，还需要创建一个主文档，用户可在文档的“邮件”选项卡中单击“创建”按钮，选择相应的模板进行创建，也可以根据实际情况定义文档内容。

如果创建的是信封和标签，则可以在“邮件”选项卡的“创建”工具组中，单击“信封”或“标签”按钮，打开“信封和标签”对话框进行创建，如图3-23所示。

3.5.3　进行邮件合并

邮件合并就是要将数据源合并到主文档中，在“邮件”选项卡的“编辑和插入域”组中单击“插入合并域”按钮，将建立的数据源字段插入到插入点，如图3-24所示。

单击“预览结果”按钮，所插入的合并域自动匹配字段中的内容，并预览合并的效果，如图3-25所示。

单击“完成并合并”按钮，选择如何完成邮件合并，如选择“编辑单个文档”命令，在打开的对话框中单击“确定”按钮可完成邮件合并，如图3-26所示。

可以利用“邮件合并分步向导”完成整个合并过程。在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按钮，选择“邮件合并分步向导”命令，会在文档编辑区的右侧打开“邮件合并”任务窗格，如图3-27所示。

在“邮件合并”任务窗格的“选择文档类型”栏下可选择正在使用的文档类型；单击“下一步”按钮，然后根据向导提示进行邮件合并的操作，如图3-28所示。